采购系统的核心在于采购单，要设计采购系统，首先要了解采购主流程，从采购发起申请到采购单结束的全过程。在采购过程中，主要涉及采购系统、调度中心、仓库管理系统、财务系统、库存中心等系统之间的信息交互。
如图8-1所示，是从新建采购单到采购结束之后的采购全流程。
图8-1 采购流程
具体流程包括如下几个阶段。
（1）采购人员根据业务部门的需求或者系统预警，新建相应的采购申请单。
（2）采购管理人员对采购申请单进行审核。如果审核不通过，驳回至发起人进行修改或作废；审核同意之后，生成相应的采购单。有些企业采购申请单还需要财务人员进行审核（图中未示意）。采购人员将相应的采购订单下给供应商（线下或通过供应商系统）。
（3）采购系统生成采购单之后，将相应采购信息（供应商、SKU信息和数量、入库仓库、预计到货时间等）传给调度中心，由调度中心生成采购入库单下发给仓库。
（4）仓库管理系统（WMS）生成采购入库任务，当实物验货完成之后，返回入库信息给调度中心，调度中心再将入库信息通知采购系统，更新相关信息及状态。同时调度中心去库存中心更新相关商品的库存。
（5）当采购单的实物全部入库后，财务系统根据采购到货情况，与供应商进行结算。
（6）结算完成之后，采购单才算结束，整个采购流程才算走完。
需要注意的是，以上流程中采购单虽然只是在系统内部流转，但实际上采购单需要采购人员线下与供应商接洽，约定预计到货时间。这部分采购商品属于在途库存，有些电商公司会将2～3天内的在途库存计算到售卖库存中。另外，采购单有分批到货或者只到部分货的可能性，例如采购了1000件A商品，分三次（比如每批次件数依次是300、500、200）到货，可能到了800件，供应商就没货了，这就需要允许采购单分批到货，直接终止。
在第6章“库存管理”中笔者介绍了库存控制的相关方法，进行库存控制的主要目的是提供采购建议。在制定采购计划时，有几个重要的概念：安全库存、采购提前期、订货点、订货量，需要大家注意下。加 入 会 员 微 信
安全库存：为了防止不确定性而准备的库存。在低于安全库存时进行预警，开始补货动作。在介绍库存控制方面内容时已介绍。
采购提前期：从发出采购订单到订单收货所要经历的时间。
订货点、订货量：何时提出订货，订货多少。
依据库存控制策略，在商品库存到订货点时，生成采购建议。由于电商系统不同于生产企业，在商品需求预测上往往不太精准，更多需求可能和营销活动、时令需求相关，只有少数大型电商企业或垂直电商的商品需求会保持稳定，可准确预估。
在业务规模较大、部门职责明晰的企业中，采购流程会有所不同。通常采购计划由业务部门填写采购申请单（包含预算），经业务领导、财务等相关人员审批通过之后，将采购计划发送至采购部门。采购部门的采购员根据采购计划向供应商询价，或者直接按照采购协议价制作采购单，向供应商采购。这就允许业务方在采购系统中能够编辑采购计划，并实时跟踪采购进度。