现在你已经熟悉了如何处理过量信息和文件工作，但现在还有一个令每个人都无比烦恼的失望之源：电子邮件。一方面，它是世界各地人们即时沟通的杰出方式，它对我们的工作产生了革命性的影响。另一方面，你所收到的垃圾邮件和大量的合法信息，也会让你感到非常烦恼，它能轻而易举地占用你的时间和精力，让你无法做本该做的事。不仅如此，发送电子邮件的过程也会充满陷阱。在本章，你将找到使电子邮件成为正如其所设计成的最伟大工具的最好策略。
控制时间
除非你负责了，比如说，保卫自由世界的任务，你真的需要在收到每封邮件后立即阅读邮件吗？并非如此。如果真那样的话，设定每天察看邮件的次数。你头脑中是否已经有这样一个数字？很好，把这个数字减去一半。很少有人真的需要每天察看邮件4次以上，3次或2次会更好。作为初学者，尝试根据下面的安排来查阅邮件：
■早上刚坐到办公桌前
■午餐之后
■快下班前一小时
如果你有立即回复邮件的习惯，担心如果忽然改变做法，人们会好奇发生了什么事，那么你可以开启自动回复功能，就像你不在办公室时所可能做的那样。回复的内容可以是，“为了提高我服务您的工作效率和能力，我会在上午9点、下午2点和5点定时察看邮件。如果有事需要我的及时关注，请拨打×××（电话号码）和我取得联系。”那些确实有急事的人不会感到失望，一般来说，电话是处理特别紧急事情的更好办法。你将发现其实真正紧急的事情实在少而又少。
保持专注
如果你无法坚持设定次数，另一个方法是在不同任务的间歇察看邮件。如果你在工作期间察看邮件，这会使你无法集中注意力。