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《七十二堂写作课》第四十二讲--第四十三讲

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第四十二讲 报告书

现代生活非常繁复,个人和社会的关系的密切比较古代加增到不知多少倍,每个人必需知道和他相关的许多事物,然后可以应付当前的生活。为着适应这一种需要,应用文里头的报告书就占着很重要的地位。

报告书的目的在把某一种事物的一切报告给人家。那事物必然是已经存在的、已经发生的,所以报告书也就是记述文和叙述文。所与普通的记述文和叙述文不同的,只在写作之前对于某事物特加观察或调查这一点上。报告书是由于实际的需要,特地去观察或调查了某事物而后写作的。普通的记述文和叙述文却并不然——这就是说,作普通的记述文和叙述文不一定由于实际的需要,也未必特地去观察或调查。

在观察或调查一种事物的时候,往往先定下若干项目,作为注意的标准。例如观察一种工业,先定下制造原料、制造情形、成品质量、销路大概等等项目,观察起来就有条有理,不致杂乱或遗漏。又如调查某地的灾情,先定下成灾原因、灾情大概、灾民现状、救灾设施等等项目,调查的结果自能详知本末,没有什么缺憾。而在动手作报告书的时候,就可以把这些项目作为依据,逐一加以记叙。为使读者醒目起见,更不妨标明项目,让每一项目成为一个小题目。

至于报告书的好不好,全在所定项目妥当与否以及观察、调查精到与否。这关系于平时各方面的修养与训练,不只是写作方面的事了。

报告书里头也可以参加作者的意见,正如普通的记述文和叙述文里头可以参加作者的意见一样。观察、调查以后的感想或主张,在报告的时候连带提出比较单独提出容易使读者接受。普通文的法则在报告书里头也得顾到;作者应该记着应用文不一定就是枯燥、呆板的文字,写得生动而富有趣味一点,应用的效果当然更大。

我们每天看报纸,报纸上大部分是报告书。我们如果从事一种事业,就有写作报告书的需要,如在工商业机关办事需要写营业概况报告书,担任公务机关的视察员、调查员需要写视察报告书、调查报告书。报告书的阅读和写作已和现代生活分离不开,所以应当加以详切的注意。

第四十三讲 说明书

和报告书同样重要的应用文是说明书。

说明书的目的在把关于某一种事物的方法、原理等告诉给人家。其所以要告诉的缘故,也由于实际的需要,譬如,编了一部书,要使读者知道这部书是用怎样的方法编起来的,就得作一篇“凡例”;制了一种药品,要使医生或病家知道这种药品是根据什么原理来治病的,就得写一张“仿单”:凡例和仿单都是说明书。凡例的读者限于阅读这部书的人,仿单的读者限于医生或病家,不像普通文那样以一般的读者为对手。凡是必须使对手知道的,说明书中绝不能遗漏一点儿。不然的话,或则引起误会,或则招来纠纷,和写作的目的显然违背了。

说明书的材料不用向外界去寻求,需要写作说明书的人,他胸中必然先有了这么些材料;如果没有这么些材料,也就没有写作的需要了。动手写凡例的人早已知道他的书怎样编法,动手写仿单的人早已知道他的药品什么作用,不是吗?所以,写作说明书只是把胸中已有的材料化为文字的一番工夫而已。

写作说明书,以分列项目、逐项说明为正轨。项目明白地列着,读者自然一望而知。规定项目须依据实际的需要;事物不同,应定的项目也就各异,不能一概而论。不过有一点可以说的:所定各项目须有同等的身份;换一句说,就是每一项目须有独立的资格。譬如,丁项目是可以包含在甲项目里的,就没有独立的资格,只须并入甲项目好了。至于同样的材料在两个项目之下重见,或者甲项目的材料掺杂在乙项目里,这些都是毛病,应当竭力避免。

说明书和报告书同是应用文;若就文体说,二者可不相同。前一讲文话中已经说过,报告书也就是记述文和叙述文,但说明书却是说明文。

以后我们将讲到关于说明文的种种。