为了他人而使用自己脑海中的知识和思考=解决问题,以此为目的使用笔记就是麦肯锡流笔记术。
那么在使用麦肯锡流笔记术时应该注意些什么呢?
在麦肯锡流笔记术中,最重要的是以下三点。
1. 一边思考假设一边做笔记
一切都从假设开始,这是解决问题的大前提。所谓假设,就是在解决问题的时候,针对“问题”提出的“暂时的答案”。
但是,即便是暂时的答案,也不能随随便便地找个答案。麦肯锡所说的“假设=暂时的答案”也是通过“只要这样做,出于这样的理由,就会得出这样的结果”的理论分析建立起来的。
为什么建立“假设”是大前提呢?
比如要想解决自己公司销售额不佳的问题,如果在没有建立任何假设的情况下收集信息并且做出分析,那么就不知道究竟应该调查到什么程度才能够找到“真正的问题”,也找不到解决问题的关键“Issue(最重要的课题)”在什么地方。
如果没有一个确定的范围,那么调查信息的过程将是永无止境的,提出的问题也无穷无尽。
但这样一来,调查信息就变成了一种只是浪费时间的工作,完全无法解决问题,导致工作积极性下降,就算终于找到了解决问题的线索,解决方案的品质一定也很低。
在这种情况下,建立“假设”就显得尤为重要。不管是寻找“真正的问题”,还是寻找解决问题的关键“Issue(最重要的课题)”,都需要从建立“假设”开始。
比如你有一个困扰自己许久的问题,就是明明决定“每天散步 1 小时”,却坚持不下来。
散步本身是“为了身体的健康”“维持体形”的好习惯,而且自己也很想坚持,但一直坚持不下来,肯定是什么地方出现了“问题”。那么要想找出问题所在,就需要“为了发现问题而建立假设”。
为了发现问题而建立假设
·散步的路线存在问题
·散步的方法存在问题
·散步的时间存在问题
或许还有其他许多原因,但在建立假设的时候,应该从目前收集到的信息中选出可能性最高的假设来思考。然后在此基础上验证,找出最有可能的假设。
比如这个情况,如果自己对散步的线路很满意,而且散步的方法也对身体没有造成负担,那么“散步的时间存在问题”这一假设就是最有可能的。
这就是在你提出的“无法坚持散步的要因”之中,找出真正的问题存在于何处的“问题所在(Where)”的关键。
在验证散步的时间这一假说后,会发现因为将散步的时间设定在晚上下班回家后一小时,有时候会因为加班的关系回家后实在是累得不行,结果导致无法坚持散步,或者虽然坚持散步但却提不起精神。
这样一来我们就可以针对“散步的时间存在问题”这个假设,来思考“解决问题”的方法。也就是说,可以建立与解决问题相关、更加具有本质性的假设。
在这种情况下,“更改散步的时间”就是找出能够让散步坚持下去的关键 Issue(最重要的课题)的假设。
“既然晚上很疲惫,那么就在清晨上班之前坚持散步”“不搭乘地铁直接走路去上班”,如果能够建立起这些符合问题本质的假设,那么对解决问题会起到极大的帮助。
在“解决问题的笔记术”中,时刻保持假设的意识是非常重要的,请一定牢记这一点。
2. 追求成果
我们做笔记是为了解决问题,但做笔记本身不是目的。
只有在以取得成果为目的做笔记时,才能够称之为“解决问题的笔记术”。
麦肯锡在工作中时刻追求工作成果。正因为如此,麦肯锡流笔记术也同样追求成果。
这里所说的成果,指的是向除自己以外的第三者(上司、同事、客户等)发表企划、回答问题、报告。也就是说,是与面向自身的思考完全反向的行为。
一般的笔记术,大多数是通过做笔记这一行为来做记录或者整理信息。虽然这也很重要,但麦肯锡的笔记术在做笔记的基础上,还必须时刻保持“向第三者汇报”的意识。
3. 用故事线思考
麦肯锡笔记术的特征在于,其目的并非单纯记录过去已经发生的事情,而是为了解决问题,也就是说,是为了创建更美好的未来而做的笔记。
这需要我们时刻让各种各样的要素在笔记上更加活跃,让笔记生动起来。所谓生动的笔记,就是时间在笔记上不是静止的,而是流动的。
针对“想要解决这个问题”“如果这件事情能够实现就好了”这些“未来”的事情,在笔记中产生出“这样做的话是不是可以呢?”之类的方向,这就是“生动的笔记”。
如果将“生动的笔记”再换一种说法,那就是能够“用故事线”思考的笔记。
为了在有限的时间中及时解决问题,在笔记中也遵循解决问题的基本流程,并且使用“故事线”来思考就显得非常重要。
所谓用故事线思考,是指在看事物的时候不能只看一部分,而要在把握整体情况的基础上分析事物所处的状况,然后思考事物接下来将会发生怎样的变化。
按照解决问题的基本流程【设定问题和 Issue→整理课题并分解其结构→搜寻现场的信息→建立解决方案的假设→验证假设→决定解决方案→实行解决方案】这一故事线,使用笔记实现目标。
也就是说,关键在于将笔记作为一个描写解决问题的故事的脚本。