用积极、个人化的语气写作。
语气是件难以描述的事情，有些人将它定义为作者的态度。语气体现在两个方面：积极的或消极的，正式的或非正式的。在大多数写作中运用积极和个人化的语气比较适合。控制写作语气的一个方法是选择积极词语，避开消极词语。尽可能在任何情况下使用积极词语，因为读者本能性地更愿意接受，而且消极形式也能转化为积极表达。
积极语气与消极语气
消极 商店晚上7点关门。
（The store will close at 7 p. m.）
注意☞这里用了消极动词“关门”。
积极 商店一直到晚上7点都开着。
（The store will remain open until 7 p. m.）
注意☞这里用了积极形容词“开着”。
消极 这个计划不完善。
（The plan is not sound.）
注意☞这里用了消极词语——它告诉了我们“XX不是XX”，而不是“XX是XX”。
积极 这个计划有缺陷。
（The plan has drawbacks.）
注意☞这里用积极的方式陈述了不足。
正式语气与非正式语气
写作中有正式语气和非正式语气之分，影响文章正式性的两个方面是缩略形式和人称代词的使用。
添加人称代词使文章更加非正式化和个人化。
无代词 任何后续问题请发送到客户服务部。
（Please send any follow-up questions to the customer service department.）
有代词 如果你有任何后续问题，请联系我们的客户服务部。
（If you have any follow-up questions, please contact our customer service department.）
无代词 首席执行官意识到提高产品质量是改善公司业绩的关键。
（The Chief Executive Officer is aware that strengthening product quality is the key to turning around the company.）
有代词 我们的首席执行官认为，我们需要提高产品质量以便改善公司业绩。
（Our Chief Executive Officer believes that we need to strengthen product quality in order to turn the company around.）
人称代词的完整列表（包括英文人称代词的主格和宾格）：
第一人称 我（I, me），我的（my, mine），我们（we, us），我们的（our, ours）
第二人称 你/你们（you），你的/你们的（your, yours）
第三人称 他（he, him），她（she, her），它（it），他/她/它们（they, them），他的（his），她的（hers），它的（its），他/她/
它们的（their, theirs）
以及 谁（who, whom），谁的（whose）
如果你想让文章给人非正式的印象，可添加缩略形式（例如，can’t, isn’t, shouldn’t, won’t）。
无缩略形式 股东还没有对新的首席执行官进行投票。
（The stockholders have not voted on a new Chief Executive Officer.）
缩略形式 股东还没有对新的首席执行官进行投票。
（The stockholders haven’t voted on a new Chief Executive Officer.）11
其他因素也会影响文件的正式性（见下文）。个人信件或电子邮件通常是非正式的，而商业报告则是正式的。商务函件是半正式文档的范例：它常包含非正式文件的特点（例如使用缩略形式、第一人称、口语表达、简单或非专业词汇），也包含正式写作的特点（例如正式的致意和签名）。
正式和非正式语调图表
下面的两个“金字塔”突出了正式和非正式语气的特点。
注意☞虽然现在缩略形式的使用十分普遍，但是关于它的使用效果有两种理论。一种理论或多数派观点是可以在任何情况下使用缩略形式，因为它强化了个人化语气。另一种理论或少数派观点认为，尽管在电子邮件或个人信件中使用缩略形式没有关系，但在论文或报告等正式文件中最好避免使用。
练习
使用更加积极和个人化的语气使这封信更“温暖”。这是一份半正式文件，而且不推荐使用缩略形式。参考版本见第144页。
亲爱的琼斯先生：
Compronics有限公司对您的笔记本电脑，型号580G，出现的问题深感遗憾。公司工程师检测组件后认为问题过于严重导致他们无法修复。两个备选选项为：接受设备退款或者要求更换新机型。请将决定告知客户服务部，Compronics有限公司将马上答复。
真诚的，
能干先生
客户代表
Compronics有限公司
语气是态度。正式语气就像正装，使作者和读者保持距离。大多数写作更倾向非正式语气。