写作最难的就是开始动手。同样难的就是知道何时收尾。我的目标就是让本书尽可能简练，因此如果它超过4万字的话，你就会觉得我根本无法告诉你如何有效地给写作收尾。
本章会向你介绍一些写作大纲方面的简单技巧、有助于你呈现信息的写作结构，以及保证草稿成形的步骤。主要涉及以下方面：
·大纲、草稿、润色
·可读性统计
·文档结构
8.1 大纲、草稿、润色
实际上，落笔于纸（或落指于键）仅仅是写作过程的一部分。首先，你必须得知道写什么。除非你是写作奇才，否则初稿通常都需要多轮严格的修改才能最终成文。在写作前，你应将以下几个方面都考虑进来，这对你的写作很有帮助。
8.1.1 列出写作大纲
开始写作的方式有无数种。然而，多数都会从某种形式的大纲构思开始入手。这些大纲大体上可以分为可视化大纲和分析大纲，它们可能分别适用于右脑思维和左脑思维的人。
8.1.2 可视化大纲
这类大纲包括聚类图、思维导图以及其他形式和模式的技术。本质上讲，它们的原则都一样：用圈和/或线将思路和关键字连在一起。
你可以由页面中间的一个核心话题逐渐丰富你的文档。围绕这一话题，你可以写下与之相关的所有想法。然后，用线和图形将这些话题连在一起并将其分组。可以不断地重新绘制，这样就能渐渐将自己的概念形成正式的结构。
可视化大纲基本上就是下图所示的样子：
任何可视化的大纲最终都得转化成一串文字列表，这就最终会形成你所写作文档的大纲。
8.1.3 分析大纲
分析大纲只是“列清单”的一种“文艺”说法。我自己非常钟爱在纸上列大纲，但是电子版大纲的话调整起来更容易些。在纸上列大纲真没太多可说的。
有了这两样技术后，你还需要一些结构来容纳你的想法。我们随后会再谈这个话题。
8.1.4 草稿
很简单，这就是要将你头脑中的想法落在纸面上。
打草稿的一些常用技巧如下：
·在文档开头写上“草稿”二字。这样你就不必太拘束了。
·一旦动笔就别中断。重新开始要比一气呵成费更大的精力。
·如果不得不中断的话，要在文档中留些提示信息，这样，当你回头继续写作时就知道该如何下手了。
·如果你不知道该写些什么样的提示信息的话，可以留个占位符。占位符应该有明显的特征，应该提示该写什么内容，并且应该强调出来，例如：＞＞＞这里是占位符。占位符一定要很显眼，因为一旦你发出去的稿子里还有占位符的话，那会非常尴尬，特别是你插入的占位符是些不合时宜的粗话的时候，情况会更加糟糕。
·可以考虑给拟定草稿设定时间限制，这样你的注意力就能真正集中起来。
拟定草稿唯一的缺点就是它的加工润色会耗很多的时间，尤其是在有字数限制的情况下，该问题会更加突出。这时，可以考虑像第5章中介绍过的七步写作速成法那样，用项目符号列出草稿内容。
8.1.5 润色
这是属于本书第5、6、7章的内容。对你的文档草稿逐页进行检查，利用编辑技术更正错误、提炼词句并整理好文章结构。
如果有条件的话，你可以在发稿之前至少请其他人给你通读一遍你的作品。目前为止，我还没听说过有哪位写手能检查出自己作品中所有错误。多轮修改比较容易，但是想一口气改完所有的草稿则比较困难。典型的修改顺序是：
1.词句的长度
2.动词
3.拼写
4.排版
5.由他人校对
润色修改工作必须很彻底——而不能走马观花地略过。如果比较匆忙或注意力不集中时，暂且不要改稿。找一僻静之处，且留出充裕的时间，然后再开始改稿。
8.1.6 可读性统计
你可能会想到用可读性统计来帮你改稿润色。现在绝大多数的文字处理软件都有这项功能，据此，你就可以了解到你所写文字的“可读性”如何。例如，Microsoft Word采用的是Flesch Reading Ease和Flesch-Kincade Grade Level这两项指标。第一个指标是个百分数，表示文字易读程度。第二个指标则是将文字的易读程度转换为了美国的年级水平。事实上，这也就表明了读者在初次阅读你的文字时需要具备多大年龄的阅读水平。
为了将其转换为更简单的指标，可以在年级水平之上加5，这样就得到了实际的年龄指标。例如：
我们强烈反对领军企业在现有的市场中强行推广违反竞争的不合理措施（而不考虑社会影响）。我们会从多方阻挠大公司对中小企业的胁迫，尤其是存在有损国家利益的社会影响和环境影响的情况。
可读性：0%
年级水平：23.6（28.6岁）
小猫是红色的。我喜欢小猫。我想摸摸小猫。你喜欢猫吗？
可读性：100%
年级水平：0（5岁）
警告!可读性统计仅仅是一个指标，它必须和你头脑中的用户相结合来使用。要牢记以下内容：
·可读性要与读者的阅读年龄相匹配：上面举的第二个例子对3岁大的孩子来说是合适的，但是对于剑桥大学的学生来说就非常欠妥了。同样，太复杂的文字也会超出年龄较小的读者的理解能力。
·你应假设所有成年人的阅读年龄都是18岁，除非你的确知道他们没达到这样的阅读水平：如果你知道读者的阅读年龄较高的话，你就更倾向于使用较复杂的语言，写作风格也会更加随意。如果你对这些没有把握的话，你应该假设读者仅仅具备最低的“成人”阅读年龄，也就是18岁（年级水平13）。
·所用的专业术语：可读性统计中并没有考虑所用的专业术语。即便其他配套语言完全相同，医学报告通常都会比办公邮件的“可读性”差。
·语法文理不通：可读性统计也未考虑语法文理不通的情况。例如，强调重点不当的句子有时候会比强调得当的句子“可读性”更强。
因此，可读性统计是一项可参考的有用指标，但不是可靠的规则。如果你所写文字的年级水平在10到13之间，且没有什么语法错误的话，那么它就适用于多数的商务写作。