有时候，以可视化的方式呈现出来的信息更容易让人理解。请记住，任何文档的写作目的都是要有说服力，如果表格或图形对读者很有用的话，那么你就更有把握达到预期的效果。但是，需要注意一点：用图不当比用词不当的危害要大很多。
9.5.1 将大段文字转换为表格
一般来说，列表和数据都能以表格的方式呈现出来。以应该避免的反复过程来举例：
连接在一起 恢复
悄悄潜行 合并在一起
没落 以往经验
再次重复 基础
这应该以列表的形式来展现，在此却用的是多栏形式。这实际上是个没有边线的表格。这不但对文字的视觉效果有所改观，同时对空间的利用率也大大提高。数据制成表格则更加容易。例如：
北方分公司7月份上缴$23K，8月份上缴$24K，9月份上缴$28K。相比较而言，南方分公司在同期上缴数额仅为$22K、$23K和$25K。
以上内容如此展现更好：
在使用表格时要注意几点：
·无衬线字体很适于展现数据。
·数字右对齐——这样易于相互比较。
·标题行要明显区分出来。
·给表格编号。大多数文字处理软件都可以帮你给表格编号，这对后继的编辑和交叉引用都很有帮助。
9.5.2 一图果真胜千文
是也不是。有时候，电影绝对无法与优美的文字描写相媲美。为什么呢？因为读书是靠读者的想象才形成画面的。这就会因人而异，它对于有些读者来说更具吸引力。相反，电影则是某一个人对世界的成像。因此，很少会有人说“书写得不错，但电影拍得更好”。
也就是说，通过写作来表达一件事情是非常困难的。老人脸上的一个表情就能花一整章的篇幅来解释；但是图片的话只需一张。每个公司都会在视觉品牌和企业LOGO上投入很多资金，因为这些视觉内容通常都会比任何口号传达更多的含义。
图形用在商务写作中特别有用。因此要尽可能地用可视化的形式来展示数据、图表、原型、LOGO等。流程图和图例说明也非常有用。
图形可视化适用以下规则：
·为图表增加清楚的文字说明。
·图形周围要有足够的留白。
·将图形和文字描述尽可能靠近一些，且最好别分页显示。
·对图表进行简单的介绍，然后将其展示出来，最后再对其进行讨论。