我们看一段从一个研究基金申请报告中摘录的一段真实例子吧。请注意，这份申请欧盟项目的报告评委很可能不是英国人。这对于用词的选择非常重要。虽然以下的文字没有任何初级错误，但是它让人看着感觉“臭长臭长的”，而并没有故事那样的流程感。以下是原文摘录：
随着公众对水污染知识有了越来越多的了解，人们对优质的水源也有了越来越强的渴求，这就要求对水资源有更严格的管理，这就要求扩大常规污染物的范围并降低它们的最高污染物含量值（Maximum Contaminant Level，MCL）。随着人口的增加，人均的可用水量变得越来越少。工业生产过程中的废水回收利用和潜在废物的重新利用都变得越来越关键。
虽然在废水处理上有很多投入，并且河流和淡水的品质也有显著的提高，但是欧洲的废水还是非常普遍，这对经济和社会生活等多个方面都产生了重大的影响。
许多情况下，环境“质量”受几方面因素的影响：市容市貌、空气异味、捕鱼成功率的下降和鱼贝的污染对生态旅游和渔业生产都有着直接的负面影响。生态影响和社会影响不可避免地转换成了连锁的经济影响，许多问题都没有解决，例如清理河流和维护航道所发生的经济成本。
全球范围内，每个人的可用水量在过去30年间已经下降了40%。欧洲也未能幸免于这个全球缺水的趋势。ERA强调：“欧洲1/3的地区已经处于5 000 m3每人每年的最小值以下——不仅仅是地中海地区，其他人口密集和工业密集的北部国家也是这样。在欧洲，有54%的水资源消耗是用于工业生产，26%是用于农业，其余20%是家庭用水，但是每个国家的用水情况是千差万别的。对水资源的要求越来越多，这种压力导致了许多地区对地下水源的过度开采。此外，有20个欧洲国家需要依赖邻国供应10%以上的用水，而荷兰和卢森堡的这一数字则飙升到了75%。
步骤1：列出要点
用你最钟爱的技术（见第8章）构思文档。通过一系列标题来列出全文要点。然后每部分内容都以项目符号的方式列出，每一条目表达的都是最重要的一点内容。
如果你是从无到有开始写作，那么通过这一步你就可以起草出文档的要点。这样，我们就能囊括所有的信息并随时取用。本节内容要表达的就是：
·水质的管理越来越重要。
·因此工业生产需要回收废水。
·污染对水质有很大影响。
·欧洲可利用的水已经很少。
·大多数的水都被工业消耗了。
步骤2：故事
检查项目符号列出的要点，一定要保证它们能很有效地呈现一个完整的故事。是否有更好的方式来组织这些要点呢？你是否遗漏了关键的逻辑步骤？
很快，你就会发现这不符合一个故事情节的逻辑。从问题到方案的结构会显得逻辑清楚，因为该项目就是为了帮助企业回收利用废水的。这就形成了如下的结构：
·欧洲的可用水已经很少。
·污染会破坏有限的可用水资源。
·对水质的管理越来越重要。
·大多数的水都被工业消耗了。
·因此工业生产需要回收废水。
步骤3：扩展
完成文档草稿，为项目符号中的要点添加少量词汇以组成完整的句子。大篇幅的文字应该用于描述事实，而不是增加新的故事节奏。
当此项逆向工程启动后，只要简单地提取最有用的事实来支持论点并用词将二者链接起来即可。第一轮过后我们就可以写出下文：
在过去30年间，全球每人的可用水源已下降了40%，即使在欧洲，1/3的陆地已经降到了5 000 m3每人每年的下限值以下。
由于工业废水的污染，水资源短缺的情况更加恶化（exacerbated）了，并且影响到了市容市貌、空气异味、捕鱼的成功率和海产品的收成，同时也带来了经济方面的联动影响。
随着人们对水污染知识了解得越来越多，并且对优良水质的期望也越来越强烈，这都迫使我们要采取更严格的措施来降低最高污染物含量（Maximum Contaminant Level，MCL）。有54%的水量都是在工业生产过程中消耗掉的，因此对工业废水的循环利用就变得非常关键。
我们在字数上已经很精练了，但文字本身还不够优美。接下来，我们需要确保每个句子都没有包含太多的信息或缺少必要的信息。
步骤4：孤立地看待每个句子
·它真正要表达的意思是什么？它是否会引起歧义？
·我是否需要写这句话？这句话是否能为全文添彩？
·句子中是否包含其他非要点内容？如果有，我是否可以删除，或者将其单独成句？
在过去30年间，全球每人的可用水源已下降了40%。即使在欧洲，1/3的陆地已经降到了5 000 m3每人每年的下限值以下。
由于工业废水的污染，水资源短缺的情况更加恶化（exacerbated）了。这对市容市貌、空气异味、捕鱼的成功率和海产品的收成都产生了很大的影响，同时也带来了经济方面的联动影响。
随着人们对水污染知识了解得越来越多，并且对优良水质的期望也越来越强烈，这都迫使我们要采取更严格的措施来降低最高污染物含量（Maximum Contaminant Level，MCL）。有54%的水量都是在工业生产过程中消耗掉的，因此对工业废水的循环利用就变得非常关键。
我们在此修改的内容就是将头两个句子拆分开来。这就让句子的平均长度从27个字降到了17个字，这样每句话中的要点就更加明确了。现在，我们要做的就是进一步对各段内容进行修改，以便句子更有力度且更易阅读。
步骤5：通篇阅读每个小节
句子是否流畅？是否需要添加些文字为故事增彩？
步骤6：完成编辑
运用以下技巧：
·概括。是否能够用一个词或短语取代一大串类似的内容？要特别留意“and”一词，因为很多情况下它就意味着后面有一些非必需的内容。
·避免不必要的术语。一个不懂行的聪明人是否能够理解它？
·修改句子长度。将每个句子的长度尽量控制在20字以内，并且句子的长短要有所变化。
如果你有时间的话:
·避免不必要的形容词/副词/动词。
·尽可能地去掉“the”和“that”。
·去掉重复内容，尤其是要去掉描述完全相同的内容。
在全球，每人的可用水量在过去30年已下降了40%。即使在欧洲，1/3的陆地可用水量已经低于5 000 m3每人每年。
水资源短缺的情况由于工业废水的污染更加恶化（made worse）了。其影响包括：影响市容市貌、空气异味、捕鱼的成功率降低和海产品的收成下降等，同时也带来了经济方面的连锁反应。
这些影响加上人们对优良水质的期望也越来越强烈，都迫使我们要采取更严格的措施来降低最高污染物含量（Maximum Contaminant Level，MCL）。有54%的水量都是在工业生产过程中消耗掉的，因此对工业废水的循环利用已经非常关键。
要点：
·简化了第一句话的结构，字数减少了，同时也更加易读。
·用“低于”取代了“下限值以下”，语言更加平实，表达的含义也更清楚。
·用“made worse”代替了“exacerbated”。我喜欢“exacerbated”这个词，但是它在日常生活中并不常用，并且对于母语不是英语的人来说可能还不认识。
·对第二段的用词重新进行了组织，修改后的文字逻辑性更强，并且用“连锁反应”代替了“联动影响”，这样就避免了用词重复。
·去掉“随着人们对水污染知识了解得越来越多”，并且用“这些影响”代替，因为后面的这一说法也能有效地表达相同的意思。并且这也有助于将最后两段联系到一起。
·用“已经”代替“就变得”，因为废水循环利用已经非常关键了。
步骤7：复查并校对
稍后，重新读一遍全文，要出声朗读，反复诵读，并找出拼写错误/语法错误。
·5 000 m3这一统计数字没有意义，因为没有与之对比的基数存在。
·如果对经济的影响能量化的话就好了。
·严格的管理和废水利用之间并无直接的关系。
将以上几点修改后，最后的文字呈现如下：
在全球，每人的可用水量在过去30年已下降了40%。即使在欧洲，也有1/3的陆地水资源紧缺（＜5 000 m3每人每年）。
水资源短缺的情况由于工业废水的污染更加恶化了。其影响包括：影响市容市貌、空气异味、捕鱼的成功率降低和海产品的收成下降等，同时也带来了经济方面的连锁反应。
这些影响加上人们对优良水质的期望也越来越强烈，都迫使我们要采取更严格的措施来降低最高污染物含量（Maximum Contaminant Level，MCL）。有54%的水量都是在工业生产过程中消耗掉的，因此对工业废水的循环利用正好可以达成这一目标。
在整个编辑过程中有何体会？字数降到了70%，句长几乎折半（这样的句子更易读），并且所有的可读性指标都有明显的提升。最重要的是，文字的表达更有效了。也许你还可以对以上这些文字进行更多的修改，但是和知道如何动笔同样重要的是要懂得适可而止。一旦你列出了想表达的要点，那么在后继的过程中就要尽量让文字紧凑、有效。但是，也要记住，如果说服力不足的话，少就不一定是多了。