在采购流程中提到过采购的过程并不是直接下采购单这么简单，而需要经过采购申请、询价、下单、到货结算等一系列动作，如图8-3所示。
图8-3 采购订单流程
（1）采购申请是指当业务部门或供应链根据需求预测，需要进行采购。在采购系统中录入采购计划，提请相关人员审批。
（2）采购询价是指采购申请审批通过后，由采购员根据采购申请制作采购询价单给相应的供应商，采购询价的对象可多选。询价单发送给供应商之后，供应商反馈报价给采购员（可做进系统流程中，供应商在供应商系统中查看询价单，反馈报价）。
流程图（图8-3）中将采购询价用虚线圈起来，是由于在许多电商企业中，有两种处理方式：定期协议价或线下询价，很少将这一流程做到线上的。定期协议价是指与供应商签订采购协议合同，约定SKU的采购价格及有效期。例如企业与A供应商约定2017年～2018年SKU678765的协议价为85元，最低采购量为100件，那么就不要走询价流程，直接进行采购就行。
（3）采购单是确定供应商与采购价格之后，采购员在系统中录入采购单详情，正式发起采购。供应商在供应商系统中收到相应的订单后，安排发货事宜，反馈预计到货时间，同时生成采购入库单下发相应的仓库。加 入 会 员 微 信
（4）到货结算指当采购入库后，确认采购单到货，流转至财务进行结算。
【采购申请单】
采购申请单包含的内容主要有仓库、SKU、商品数量、需求时间、申请人、申请备注等，必要时会加上预算，附上相关材料，提请相关人员审核，进入审批流。
采购申请单状态包括：编辑中、审核中、审核通过、已完成。采购申请单经过审批后进入采购员的采购任务列表中。
前面说到过采购询价的过程一般是线下完成或者直接按协议价来进行采购，此处不赘述，下面我们来看看正式采购单的生成过程。
在生成采购单时，首先选择入库仓库和供应商，再添加相应的SKU明细（数量、单价）、预计到货时间，以及财务信息（发票类型、支付方式、付款周期、预付款等）。采购单价可能直接是协议价，也可能经双方再次确定。协议价是在供应商管理中维护，相应的付款方式也是在签订合作时确定。在实际编辑采购单时可编辑。采购单详情如图8-4所示。
图8-4 采购单详情示例
采购还可以批量下单。确定仓库后，选择多SKU，填写采购数量，选择供应商（默认评级高的供应商，可修改）、采购价格等内容。这种方式相当于购物时在购物车里从多店铺选择商品，合并下单。这样的采购单可视为父采购单，下单后，将其拆分生成子采购单，后面的状态跟踪、供应商反馈都在子采购单上操作。
批量下单主要是为了提高采购效率，比如北京仓采购20个SKU，从5家供应商进行采购，这样就需要制作5次采购单。如果使用批量采购，就可以一次完成。
采购发票在公司财务结构中非常重要，可以用于抵税、凭证等多种用途，所以对于采购发票的进度跟踪、管理就至关重要。
发票是与采购单绑定的，当采购入库、完成结算之后，由供应商开给企业。在采购入库之后，跟踪供应商是否将相应发票寄给企业（供应链或财务），反馈发票号及金额。