记忆芯片世界大厂英特尔公司的创办人格鲁夫（Andrew S．Grove）曾经说，我们与他人的沟通有多好，决定的因素不是叙述得有多好，而是被了解得有多好。然而许多思维导图法的爱好者兴冲冲地把思维导图应用到公司的会议简报或学校的作业报告，往往碰了一鼻子的灰。最常见的问题不外乎三点：
1．一张思维导图内容太多，字太小，看不清楚。
2．只用自己看得懂的关键词，别人无法理解思维导图的内容。
3．一定要画出色彩鲜艳、插图丰富的树形图，才叫做使用思维导图法吗？
又听过许多人的经验分享，都说思维导图法是一种很棒的简报工具。究竟该如何运用，才能在做简报时真正发挥思维导图法的功效呢？
第1节 做简报
你是否希望：
◎演讲结束时，听众能充分体验到你原本预期要达到的结果？
◎有一些工具、方法让你的演讲内容更出色？
◎有系统地组织演讲内容，并让听众留下深刻印象？
◎将演讲内容生动活泼地传递给听众？
◎善用你的创意头脑，成为杰出的演说家？
传统的简报方式不论是演讲稿或投影片，形式上都只有单一颜色的文字，以条列方式呈现，要达到上述五种期望是有点缘木求鱼。尤其在演讲或简报过程中需要不断与听众互动；因应现场状况得随机应变地跳跃式思考；透过生动活泼的肢体语言、声调来营造良好的气氛。以上这些情境，传统的演讲稿、投影片难以做到。
根据我二十几年的教学经验，本节将讲解在简报设计与管理上正确运用思维导图法的方法，以及如何在PowerPoint简报软件中运用思维导图法。
简报的设计与管理
苡萨利、诺斯与博赞指出，成功的简报必须让听众犹如阅读地图一般，清楚地看到内容全貌，并了解自己目前所在位置。演讲者本身还必须对演讲主题有深度与广度的了解；对自己充满自信心；有追随的粉丝；擅长沟通；善用肢体语言；有系统地组织演讲内容。为达此一目的可以采用思维导图法配合思维导图软件，运作方式随着功能、目的可区分成下列三种形式：
一、以思维导图作为简报内容
（一）思维导图是要给别人看的，内容不宜过度简略。以思维导图做简报是听众接收信息的过程，属于做笔记（Note-Taking）的模式，每一个线条上的文字不受只能出现一个语词的限制，尽量简洁即可。就以台湾2013年出现俗称狂犬病的“拉皮斯病”介绍为简报范例。
介绍“拉皮斯病”思维导图
（二）思维导图软件可以透过每一个节点的“＋，-”来设计其后下位阶内容的隐藏或出现。操作方式与“档案总管”的方式相同。我们可以逐层隐藏、若干层同时隐藏或从第一阶之后一次隐藏。简报时击点“＋”就可逐层出现、若干层同时出现，或从第一阶之后一次出现，完全依照演讲内容与需求决定。
透过节点的“＋，-”来设计简报内容的隐藏或出现
（三）原则上为了让听众见林也见树，演讲时先报告所有第一阶的主干，让大家知道接下来从这张思维导图中会听到哪几个大类别；接下来按照大类别的顺序，报告大类别之后的所有次类别，随后报告每个次类别之后的内容，有加插图的重点地方，在每一个大类别报告完毕前要再次强调，以强化印象，然后才换到另一个主干报告的下一个大类别。
介绍所有的大类别
报告某个大类别之后的所有次类别
报告每个次类别之后的内容
强调有加插图的重点项目
二、以思维导图组织PowerPoint
第二种形式是以思维导图作为简报的大纲架构，详细的简报内容则必须点选支干上的PowerPoint小图示，就能以超链接方式开启简报文件，进一步讲解细节内容。下图是把上课内容的逻辑结构切割成许多简报文件，每一个简报文件都只讲述一个小主题，上课的时候可按照原本的设计顺序逐一开启简报文件，或是依照当时的情境、需求，跳跃式地开启不同简报文件来授课。
运用思维导图组织PowerPoint
三、以思维导图做主要的简报内容，以超链接辅以必要的补充档案
第三种是以思维导图作为主要的简报内容，在必要提出更详细的补充内容时，则超链接到网页、Word、PowerPoint、Excel或MP4档案等。
以思维导图做主要的简报内容，并以超链接辅以必要的补充档案
倘若内容较多，一个页面要同时出现所有内容恐怕会有字体太小、不断移动版面的缺点。因此可以在第一个页面呈现大方向的类别标题，接着采用超链接，分别链接到各个主题的细节内容。需要进一步以PowerPoint、Word、PDF或图像档案等说明的话，可在支干上做出超链接。
如果简报的内容主题有其顺序性，除了可以采用顺时针方向依序列出每个简报的主题之外，也可以加上不同颜色的数字编号，让视觉上更容易辨识。若不同主题之间有关联性或因果关系，也可以运用箭头关联线条来说明关系与顺序，必要的话可以在关联线条上以文字补充说明。
只呈现简报主题大方向的类别标题
超链接到第一个主题“创立动机”，进一步细节可超链接到图档、PPT或PDF
在PowerPoint简报文件内运用思维导图法
有些简报的场合，基于某些条件上的限制，必须以“一个”PowerPoint档案来做简报，而我们又期盼可以随着情境、需求，很有弹性地做简报。这时候思维导图法就可以帮上大忙了。
首先要遵循“一个关键词”原则，设计每一张投影片的时候，内容都只要传达、讲述“一个”概念即可；不是每一张投影片都加插图，而是掌握“重要地方加插图”的原则，在特别需要凸显关键重点的投影片才加上插图，所加的插图要与内容主要概念有关，以便对内容产生联想，强化记忆效果。以第一张投影片作为目录首页，有层次结构地列出简报大纲，并将每个大纲超链接到对应的投影片上。九宫格是做目录首页不错的选择，在每个小主题结束的那张投影片上做个超链接图标回到目录首页。在简报时，只要以光标点选所要报告的那行大纲文字，即可链接到正确的投影片，在简报内容投影片中点选回目录首页的图标，又可回到九宫格所在的目录首页。
投影片的目录首页
在右下角做图示超链接回到目录首页
第2节 管理数字档案
计算机功能强大很好用，但是有不少人却为了管理档案而头痛不已。最常见的困扰是同一个档案因为临时或特殊需求而储存在不同目录下或磁盘里，改天修正档案内容之后，储存在其他位置的相同档案却没有同步更新，导致档案内容不一致。若能善用思维导图法树状结构为主、网状脉络为辅的概念，以上困扰便可迎刃而解。
所谓的“树状结构”就是该档案最适合放置在档案总管中哪个类别目录，“网状脉络”就是该档案可能从别的类别目录也会用到，那么就在原目录的地方选择该档案，按鼠标右键选择“建立快捷方式”，把这个快捷方式剪下，贴到其他有需求的类别目录下。往后需要开启或修改档案，不论是从原来的目录或从别的目录下的快捷方式，都是开启相同的一个档案。
这个方法若要应用于外接磁盘驱动器或随身碟的时候，要注意外接磁盘驱动器必须设定一个固定的磁盘代号（例如：H），否则点选快捷方式时，会产生无法开启档案的情况。
档案最适合放置在档案管理中的类别目录位置
为该档案制作捷径
将档案贴到别的类别目录之下
第3节 在会议沟通时应用思维导图法
台湾师范大学名誉教授谢文全指出，沟通乃是个人或团体相互交换讯息的历程，借以建立共识、协调行动、集思广益或满足需求，进而达成预订的目标。思维导图法可以有效应用在会议中交换讯息、集思广益，在台湾已有不少学者关心此一议题，蔡智灿、黄俊能、龙立伟与陈劲帆等人所分别进行的研究发现，思维导图法对于系统思考、团队沟通、知识管理以及将内隐知识外显化，均有显著的正面成效。
因此，将思维导图法应用在会议沟通上具有以下特点：
跳跃思考的好帮手
人类大脑是放射式、跳跃式的思考模式，举一反三也是自然反应。在会议当中陈述意见时一不小心可能会离题，而且一离题就收不回来。为了会议的效率，主席会要求大家一次只讨论一个议题，不可离题。但根据米勒（George A．Miller）的研究显示，我们大脑的运作记忆区，也就是短期记忆只有五到九组信息。当有新的信息进入大脑被处理的时候，原本在运作记忆区的数据就会被删除。这就是为什么会议进行中如果产生一个很棒的想法，但因为与目前讨论的主题无关所以没有立刻发言，过一阵子之后便感觉刚才好像有什么想法想表达，现在却已经忘记了。相信开过会的人都有这种经验。
如果在会议进行中能够运用思维导图记录讨论内容，当有人发表与目前主题无直接相关，但又是蛮有价值的想法时，就可以另建一个树状结构或迷你思维导图，把意见记下来。回到原本的讨论议题时，从思维导图结构可以很清楚地看到之前讨论的逻辑结构与内容，议题要接续下去就不会有困难。
以思维导图做会议记录工具还有另一个优点：可以清楚看到原本预计讨论的众多事项中，哪些议题已经充分讨论，哪几个议题讨论较少或尚未进行。我们可根据思维导图的内容，弹性地随时调整、切换到不同议题上。
以思维导图记录会议讨论
在另一个树状结构或迷你思维导图记录跳跃式思考产生的想法
事先沟通没烦恼
许多在会议桌上的宝贵时间都浪费在冗长的报告，或因为信息不足而延宕讨论。提案人若能在会议前将口头报告要做的“背景资料”、“优点”、“缺点”、“建议方案”等，事先以思维导图简洁地呈现出来，并将档案传送给每一位出席者，让大家对该案有初步了解，在会议现场就可以用最短的时间做最有效的讨论，并产生决议。甚至可以将档案放在公司内部网络上共同分享，让会议参与者可以事前阅读，并增补必要的意见，在提出意见的地方输入自己的名字，让大家在虚拟会议室中展开意见交流。
提案人在会议前准备的资料
在虚拟会议室中意见交流
六项思考帽的内容与含义
化解歧见达成共识
英国心理学家德博诺提出的六顶思考帽是常被用来突破思考困境的水平式思考法，可应用来处理纷纷扰扰、争执不休的对立场合。德博诺特别强调，六顶思考帽着重创意，可以衍生出无数单纯、圆满、有效且出人意料的答案，借以突破混淆不清的思考困境。水平式思考法又称发散性思考法，从问题本身向四周发散，寻求各种不同的答案，这些发散式思路在彼此之间没有特别的关系，每个答案也没有所谓对错，但往往独具创意与巧思。
英国前首相丘吉尔还在担任国会议员时，有位女性议员素行嚣张。有一天居然在国会殿堂上指着丘吉尔骂道：“如果我是你老婆，一定在你的咖啡里下毒！”狠话一出，全场僵住，只见丘吉尔微笑着回答：“如果你是我老婆，我一定一饮而尽！”全场哄堂大笑，化解了尴尬场面。丘吉尔寓讽于答，就是精通于水平式的多元思考法，面临困境时能够跳脱是非对错、逻辑因果的层层束缚，找到“好”答案。水平式思考的六顶思考帽说明如下：
六顶思考帽在会议的应用原则是，每次只戴一种帽子。思考太负面消极时，可改戴上黄帽子；太过乐观时，可改戴黑帽子；场面冷清、无人发言时，可改戴白帽子；情绪激昂时，干脆请大家都暂时戴上红帽子。
然而歧见不会只发生在会议场合，会议也不仅只是会出现在职场，家庭里也是需要家庭会议来沟通意见。接下来就以一对父子的亲子沟通为例，说明如何运用思维导图法化解歧见，达成共识。工作上的应用也是同样的运作原则。
就读大学的儿子希望父亲买一部重型机车给他，但是父亲不同意。为了避免父子关系僵化，于是召开家庭会议，两人分别运用思维导图法结合六顶思考帽的原则，在充分说明儿子想买的重型机车厂牌、性能与价格（白色帽子）之后，两人分别用自己的观点，以思维导图列出购买重型机车的缺点（黑色帽子）、优点（黄色帽子），与可接受的替代方案（绿色帽子）。分别检视儿子与父亲观点的思维导图，找出父子在哪些类别或项目中有共识，先在思维导图中做个记号。然后讨论有共识的替代方案是否能够解决有共识的缺点，满足有共识的优点。如果可以的话，事情便可圆满解决。从本案例中可发现，如果儿子要与同学、朋友出去郊游，父亲把家里的车子借给儿子使用，就可解决彼此都担心重型机车的安全问题与下雨、寒冷的气候问题。
如果在替代方案中没有共识，可以进一步讨论，满足彼此都想要的优点，又能避开彼此都担心的缺点，还会有哪些替代方案。
化解歧见，达成共识的三种帽子
儿子根据自己的观点，列出缺点、优点与代替方式
父亲根据自己的观点，列出缺点、优点与代替方案