子弹笔记最常被用在邮件中。在对邮件的子弹笔记进行条理化改造时,governing是最有效的技术。
为什么这么说呢?思考一下邮件的性质,你就能知道答案了。
对大部分人来说,邮件都是利用工作中的空闲暇时间读完的,几乎没有人会为了读邮件而特地腾出工作时间。
我们把读邮件与听取工作报告对比来看就很好理解了。比如在听工作报告的时候,你会集中精力,不会分心去做其他的事情。然而读邮件几乎是利用坐车、吃饭,或者会议与会议的间隙等零碎的空闲时间来完成的。因此,当有其他优先度高于读邮件的工作出现的时候,读邮件的时间就会被占用。
如果你要当面汇报工作,根据事前安排,对方一定会把这段时间空出来。但是邮件不一定会被对方阅读,如果被对方判断为优先度较低,可能只会被简单地浏览一下。因此,为了不让邮件被对方忽视,我们必须让对方立刻明白我们想要表达的重点。
所以让邮件变得条理化十分必要。邮件是从上往下阅读的,你更需要在开头利用governing技术表明文章的重点。
Governing用在子弹笔记的开头无疑是正确的。但是它的应用并不局限于此,与正文合在一起使用也别有妙处。因为我们在写邮件的时候,一般会在子弹笔记前面写一些正文。
我们来看下面这个例文。这个例文是公司新人向上司汇报工作的时候写的邮件。
发给上司的工作报告邮件(其一)
可以说这是一个已经总结得很短的邮件,很容易理解。但因为这是以全面记述的形式写的,上司在打开邮件后并不能立刻了解下属想要表达什么。站在上司的角度来考虑,在他忙或者累的时候可能会迅速浏览这封邮件,不能理解你要表达的内容。
让我们对这封邮件进行条理化调整,将其变成子弹笔记的形式。
发给上司的工作报告邮件(其二)
对内容进行条理化调整,使其变为子弹笔记的形式能让它变得更容易阅读。但是,我们还是不能在短时间内明白这封邮件的主旨。因此这封邮件还是很可能会被一带而过。
在这种情况下,我们应该在子弹笔记的开头用governing对主旨进行提炼。在邮件开头用“报告两项内容,询问两个问题”这样的语句来表明邮件主旨。你可以在文章开头说明,也可以在子弹笔记的第一行说明,然后将后面的报告内容和询问内容下移。我在这里试着用governing调整了一下正文。
发给上司的工作报告邮件(其三)
与邮件开头的governing相对应,在子弹笔记的开头写上【报告】和【询问】这样的小标题,在governing里写明报告内容和询问内容各有两个,内容部分也标以数字序号,使邮件变得简单易懂。
Governing的使用诀窍就是在文章开头表明主旨,然后让后面的内容与其对应,并可辅以数字序号,使层次更清晰。
邮件是很容易被忽略的交流形式,甚至可以说,邮件的好坏是由开头的一两句决定的。
正因如此,邮件才需要用governing来点名主旨。