虽然本书所讲的内容适用于任何类型的文档，但是不同类型的文档还是会有更多不同的注意事项。有很多图书和网站都会教你如何写好简历、摘要和研究提案等应用文档，我在此并无意重复这类内容，也不会谈些显而易见的内容。也就是说，本章内容是我自己在这些常见文档上的写作心得。虽然有的内容在其他地方也有谈及，但我还是希望本章的有些内容对你来说是在别处没有看到的。
本章会谈及以下内容：
·电子邮件
·Web的写作
·个人简历
·摘要
·拨款申请
10.1 更有效的Email写作
你写过最多的文档一定是电子邮件。但是，大多数人写电子邮件并不像写其他文档那样用心。结果就是：仅有50%的电子邮件内容（传达的含义和语气）能被读者正确理解。
只要你能意识到这一问题，问题就已经解决了一多半了。为了进一步提升你的Email写作水平，我在此给出11[1]条建议：
1.邮件标题要言之有物。收邮件较多的人，通常都会区分阅读电子邮件的先后顺序。你只有告诉读者电子邮件所讲的内容，他们才会进一步阅读。如果每个人都认为他们的邮件紧急的话，你在邮件标题中写【紧急】二字也于事无补。你应该让读者来决定他们看邮件的先后顺序。也就是说，电子邮件通常都会隔几天才收到回复。切题的邮件标题真的会帮你很大的忙。
2.每封邮件只表达一个主题。也就是说，邮件中要求读者采取的行动不能多于一项。读者常常会浏览略读Email全文，他最多只能吸收一个要点。如果这个要点能清楚地表达出来，且附加一个行动要求的话，你所期望的行动就非常有可能实现。这与上面的第1点内容紧密相关——如果你在邮件标题中只列了一个要点，而在邮件正文中提及三个要点的话，其他两个要点就会在邮件关闭的那一刻消失。
3.要交代背景信息。不要指望读者会记住你所发邮件的细节。如果必要的话，可以在邮件中引用他们之前的邮件内容。至少，也应该用一句话来说明你为什么会回邮件。
4.一封Email就是一个文档。本书中所有适用于其他更正式的文档的规则也同时适用于Email。要用“读者的反应=最终的结果”以及其他格式相关的规则对Email进行至少一次修改。
5.不要用口头语来写Email。鉴于前面的章节，这可能看起来很奇怪。但是，Email表达中的多数误会都是由于像口语那样写作才引起的。具体来说是由于缺乏语气导致的。在面对面和电话沟通时，很多信息都是通过语气来传递的。而这种语气在Email中是会缺失的，因此也就容易引起误解。看看这个句子：
“我会选Dave,也可能会选Steve。最后选的会是Chris。”
我的意思是要选3个人，还是选择两个而绝不选择Chris？在交谈时，通过语调可以非常清楚地表达出来（试试）。一定要时刻提醒自己，需要读者了解的信息已经全部包含在文字之内了。你一定要随时提醒自己。
6.假设你的语气会被误解。在非正式的电子邮件、短信和文字聊天中，人们会用表情符号[2]来表达情绪。在商务邮件中，我们无法使用表情符号，那么就一定要注意确保读者能理解我们的意思。当你校对Email时，一定要看看所写内容有无双重含义，并要假设读者会理解为最糟的那层含义。将此类句子重新改写一下，确保它能准确表达你的本意。上面的那个例子可以改写成这样：
“我的选择顺序依次为Dave、Steve和Chris。”
7.要有礼貌。避免语气问题最好的办法就是要有礼貌。如果读者不认识你的话，他们会根据你所写的邮件形成对你的第一印象。如果你在开头时比较客气，那么他们就会觉得你很有礼貌并会读完邮件的其余内容，并且会加倍报答你。如果你鲁莽无礼的话，读者就会随时产生负面情绪。
8.简练但要健谈。Email是种奇怪的动物，它既不是纯粹的信件，也有别于口头交谈。简练是好事，但太简练的话就会显得很鲁莽。相反，健谈一点有助于表达出说话语气，但健谈过头的话就会掩盖重要信息。看看这三个例子：
“Dave你好，希望你工作得不错，嗯……我刚刚在想，你能不能将本周的报表发给我，因为我周二开经理会了，我今天真的非常需要拿到整理好的数据。你最好能在4:00前就发给我，不过晚点也没事，我走得会晚点。”
这应该比较适用于打电话。要是写下来的话，这就显得太长了，啰嗦而低效。简练点的话可能会是这样的：
“Dave，请在4:00前将本周报表发给我。”
这对有的联系人来说可能比较合适，但也很有可能会让人觉得冷漠、不友好。许多事情还是折中点比较好：
“Dave你好，你能将本周的报表发给我吗？如果你能在4:00之前将它发给我的话，就再好不过了。”
9.假定其他人会看Email。在有些公司，管理层可以查看所有的电子邮件。即便不是这样，Email也是永久保留的，在法律上可以被采信的，并且传播起来也很容易。在邮件中不要写些被另外的他人看到后会令你自己不爽的内容。也就是说，你随时有可能会将邮件错发给别人。在发送Email之前，一定要停下来检查一下收件人。更好的做法是，给你的Email设置延迟几分钟发送邮件的规则。这一做法帮我挽回了好几次面子！
10.你为什么要发Email？只有Email能达到效果时你才会发它。打电话会更亲切，这有助于强化两人的关系且不容易产生误解。给别人回复的邮件一定是人家需要的内容，不要发送对读者没有价值的信息。例如，如果你收到群发邮件询问谁知道订书机放哪了，请勿回复“我不知道”。请记住，这是份文档也是个对话，因此一定要有目的。
11.情绪激动时不要发Email。与纸质信件不同，Email瞬间就可发出去。一旦发出去，你就要面对其后果。如果你正在生气或情绪低落，那么写完Email后第二天再来处理它。早上起来后，重新读一遍Email内容。如果你觉得没有问题，就可以发出去。如果你觉得不妥当的话，就删掉它，重新写一封。
[1]我本来列出的是10条建议，但帮我校稿的朋友又多给了一条建议。他是对的。
[2]标点符号的组合，看起来就像是在微笑（或伤心）的脸庞，例如:-）;-）和:-(。