1．自建档案来帮你
案例1：该去看望哪些老教师呢
年底了，校领导照例要看望学校德高望重的老专家、老教授代表。领导吩咐说，石头，你回忆回忆，今年我联系的学院还有哪些年龄较大的老教授“五一”“七一”、教师节都没有来得及看望的，年底去看看这些老师吧。
要知道，每年领导都会在元旦前后“五一”“七一”、教师节期间集中看望学校老教师。这几次看望下来，被看望的老师加起来也有20余人，哪些看望过哪些还没来得及看呢，可不能是糊涂账。我绞尽脑汁，搜刮脑海里的回忆，勉强凑出一份已看望教师名单，又在已看望名单之外起草了一份拟看望教师名单送上了领导的案头。
领导扫了一眼名单，疑惑地问我，哲学院的××教授不是“五一”的时候看望过吗，怎么又列进来了？我一拍脑袋，是呀，当时还是我陪着领导一起去的，陪着××教授还聊了好一会儿朱熹思想，怎么一点也没想起来。
案例2：地址到底是哪
领导最新的著作出版了，交代我寄几本书给外校一位A老师，随手递给我一写有A老师电话和地址的纸条给我。我按领导的要求把书寄出，满心想着这张纸片应该没用了，就丢进了文件销毁袋。没想到过了一个多月，领导又递给我一些书，交代说，石头，还是按上次你给A老师寄书的地址再寄一些书给他吧！
石头顿时傻了眼，扭扭捏捏了半天，只好对领导实话实说，领导，十分抱歉，上次您给我的纸条我没有保存，您看要不您再给我一次联系方式？领导无奈地说，A老师是我在一次会议上碰到的，他想跟我要几本我的书看看，就在会场上给我留了张纸条，我把纸条给你了，这样，我再通过其他人看能否联系上他。最后，领导通过其他途径再次打听到A老师的联系方式，我才得以帮领导把书寄出。
案例3：竟然错过了会议反馈时间
还有一次差点捅了更大的娄子。主管部门邀请领导参加一个工作论坛，收到邀请函的时间很早，我请示过领导，领导说还早，到时候看日程安排再定。我扫了一眼，离论坛还有三个月呢，提前半个月的时候再处理反馈完全来得及，于是连内容也没仔细看，就把邀请函随手塞进了文件柜，心里又盘算起近期的活动。
要不都说时间如白驹过隙，当石头已经把这件事情忘得一干二净的时候，主管部门打来了电话，口气很急迫，别的单位都已经反馈了，你们怎么还没有反馈？而且论坛还要求提前报送材料，现在材料怎么也没有见到？我惊出一身冷汗，翻箱倒柜总算是找出了邀请函，一行一行读下来，果然已经过了反馈日期和材料报送日期，这下工作可太被动了。深吸一口气，我拿起已经不那么整洁的邀请函，走进了领导办公室承认错误。
出了这几次纰漏，石头意识到，这几次错误，都是吃了没有档案意识的亏，问题出在不注意保存和整理办公资料。于是对保存整理领导个人档案真正重视起来，靠着思考和摸索，建立起一套自己的档案系统。几年的实践证明，这种秘书建立的领导档案，虽然不够专业和正式，但却能成为办公室正式档案系统的有益补充，更可能会在一些时候发挥意想不到的作用。
首先是全面、详细地做好领导日程及活动的记录
大部分秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排，但这种安排往往变更频繁。领导的活动时常会增加或取消，有时就连秘书也不能完全掌握，时间一长，就成了一笔糊涂账。为了忠实详细地记录领导们实际的活动安排，在办公室负责人的支持下，我们开始每天编制《昨日要情》。
早上上班时秘书们将前一天领导们的实际安排汇总给我，我来进行统一编制。《昨日要情》既记录领导参加的所有活动，也记录领导们研究问题、会见、谈话的情况，要求尽量细致，所参加会议的主题和与会主要人员、单位一般也记录在案，周末和节假日的公务活动安排也要求在上班之后第一时间汇总。
其次要分门别类妥善保管好领导的书写资料
领导在正式公文上的批示往往能够得到妥善保管，但保存好领导非正式的书写资料其实也很有必要。比如领导自己起草的稿件，对稿件的修改稿，布置工作时随手书写的便签，都有必要分类妥善保存以备用。
上次寄书“事件”之后，我就留了个心眼，不但把所有领导随手书写的电话、地址装入档案箱存好，还把所有领导请我帮忙寄出的信件的地址和联系人都做了详细登记，制成常用联系人表单，随时调用。
至于保存的手稿和修改稿，我每次帮忙起草文件都会翻出看看，揣摩语言风格和内容逻辑，现在我写出的稿子，时常得到领导的称赞，石头啊，点抓得很准，不用怎么改了。这其实也是良好的档案意识帮了大忙。
再次，要收集和保存好领导的信件、会议材料、证书以及其他个人信息，个人资料
这些信件、证书、个人信息和资料，有些与工作有关，有些可能与工作并无直接关联。与工作有关的比如邀请函、贺信、会议通知，既是安排好当前活动的参考和依据，活动过后也仍然有资料价值，可以留存作为工作记录和学习材料；又如领导自己填写或秘书帮填的各种表格，填完之后记得留个复印件，一方面可以备查供领导参考；另一方面下次填表时也方便自己工作。
与工作无直接关联的比如媒体报道、访谈，领导发表的文章、讲话等等，往往也间接体现反映着领导的思路和观点，有必要妥善保存。2015年学校举办体育文化节，体育部门的同事就从我的档案箱里找出留存的领导接受体育媒体采访就高等体育教育发表观点的文章，之后草拟的讲话稿里吸收了很多当年领导访谈中的观点，效果很好。
最后，还要定期对这些档案进行整理，增强系统性
记下的事情多了，留存的东西多了，如果不定期整理可能就会出现“东西都在，就是不知道在哪”的情况，为了方便检索，一定要定期进行整理。比如对纸质的材料，我一般是按季度进行装箱封存，同时在箱子上贴上大致的清单；对于电子文档，则会按月份整理归档。
另外值得一提的是，我每年年底都会为领导编辑本年度的个人年鉴，把日程安排、新闻报道、发表文章、重要活动的照片都编辑到一起，形成厚厚的一本册子，这样翻查起来就方便很多。
看到现在分门别类，清晰明了的领导个人档案，再回忆起刚做秘书工作时那几次尴尬和慌乱，我意识到档案意识的树立使我在做好秘书工作的道路上走得更从容、更稳当。要做好一个秘书，档案意识不容忽视，登记好、整理好、保管好领导的个人档案，不但有助于做好当前的工作，更是建立起了一座信息资源的宝库，往往能在关键时候发挥意想不到的作用。
2．领导日程的五环管理法
秘书工作是一项综合性工作，牵涉众多，既有接待会务，又有调研督查；既有文字档案，又有参谋信息。大多数时候，人们往往或是看重提升文字能力，期望有朝一日练就“大手笔”，或是醉心于当好参谋助手，希望成为领导的“贴心人”。
由此，与秘书工作相关的文章里，对文稿写作和参谋辅助的研究尤其多，但对于秘书工作的一项基础工作，即如何妥善安排好领导的日程，确保各项活动衔接流畅、万无一失，却关注不多。
偏偏日程管理对秘书们来说又是极端重要的一项工作，如果日程安排不好，无论是出现领导搞错时间地点、活动无法正常进行的大纰漏，还是发生忘带会议材料、忘带讲稿这类的小问题，都会对全局工作产生负面影响。今天，石头就和大家聊聊自己在秘书工作中摸索总结出的领导日程“五环管理法”。
第一环基础环——编制好每周日程
日程表是领导活动安排的大纲和基本指引，在秘书工作的实践中，有的人习惯用月日程表，有的人习惯用周日程表，还有人更细致，会制作每日日程表。
石头在实际工作中发现，一般来讲，月工作日程表区间跨度太长。具体到每条活动的内容容量有限，很难反映活动的全面信息，而且一个月里活动增减变化往往很多，月日程常常是“计划赶不上变化”，常常被弃之不用，实用性不强。而每日日程表虽然反映活动信息详细，但编制起来比较烦琐，同时缺乏整体观，协调记录一段时间以内的活动不方便。
因此，以一周为周期编制日程最为妥帖实用。一周被双休日自然分割开来，符合实际工作节奏，既能协调好一段时期之内的诸多活动，又能详细地记录活动信息。
编制每周日程时，最好采用表格形式，也可以使用Outlook等日程软件，应该在日程表里全面地记录每个活动的名称、开始结束时间、地点、领导任务等信息。
活动应搜集全面，公文中领导批示参加的活动，领导口头交代的活动，办公厅（室）统一安排的活动都要逐个与领导核实并在表中登记。
尽量在周五下班之前编制完成每周日程，并向领导报送日程表，这样方便领导确认、掌握下周工作安排；周日晚上可以给领导发送一条信息，一方面提醒周一相关安排；另一方面将下周安排再次简短报告，帮助领导在开启新一周工作之前做到心中有数。
还有一个细节值得注意，在制作每周日程表时一定要在每天的日程下边设置空白位置，方便领导随手记录增加的活动或临时安排的会见、谈话等。
第二环日常环——每天早上核对提醒当日安排，晚上确认提醒次日安排
把表给了领导不意味着万事大吉，作为一个合格的秘书，一定要每天同领导核对并提醒相关安排。
记得石头刚做秘书时，没有老往领导办公室跑的习惯，觉得给了表就工作到位了，结果有一次领导记错了活动时间，严肃地批评了我。我当时还很不服气，明明表上把时间写得很清楚，领导自己记错了时间怎么还赖我！一位秘书室的前辈教导我，表面上看我已经告诉了领导活动时间，领导也知道了活动时间，似乎板子不该打在我身上，但秘书的责任决不止步于告诉了、通知了、说过了的形式层面。确保每个活动领导都准确到位、顺利完成才说明秘书从实质上履行了职责，否则组织上安排秘书这一职位就失去了意义。
前辈的话让我深受震动，自那之后，每个工作日我都会提前一个小时到办公室，把当天的活动认真梳理一遍，把需要向领导汇报的、提醒的事项按轻重缓急列出个一二三四，一上班立即和领导逐个沟通。
下班前，我会和领导花一点时间再次落实次日安排，以免有变化第二天措手不及。如果第二天活动时间比较早或者在单位之外，来不及到办公室后提醒，我会在睡觉前给领导再发送一遍提示短信，以免延误活动。这些工作看似重复，但要知道，领导也非圣贤，也会有出错或忘事的时候，这样不厌其烦地提示提醒，能够最大限度地防止纰漏的发生，只要注意时机和方式，领导一定会乐于接受你的提醒。
第三环具体环——盯死每个活动
具体到每个活动，秘书们又该做些什么呢？每个活动千差万别，座谈会、报告会、常委会、学习会、工作布置会、晚会、调研、考察、会见、陪同、宴请、谈话，等等，但除了活动的时间地点之外，还有一些要素是一定要提前搞清楚并提醒领导的。
着装——是着正装还是便装，长袖衬衣还是短袖衬衣，都要和活动主办方提前沟通好，一般来说，外事活动或重大会议需要着正装，但这并不意味着正装就是放之四海皆准，例如，领导要陪首长到本单位视察，上级单位已经明确通知首长会着便装，如果秘书没有提醒领导，领导西装革履陪同视察就会十分尴尬。
任务——是否需要致辞，是否需要发言，有无颁奖授牌揭牌等其他环节，领导在活动中有什么具体任务也需提前明确，否则在现场领导被主持人突然点了名字却不知所措就是重大的事故了。
背景——如果是会议，要提前掌握完整会议材料并及时报送；如果是会见，要提前准备对方人员组成情况、主要负责人简历等；如果是会谈，要提前汇总撰写谈话参考要点等；如果是调研考察，要提前编报考察地基本情况、风土人情等；如果是集体学习，要提前搜集文件全文、阐释文章等。
衔接——秘书是否需要陪同，如果不要陪同，领导参加活动时与谁对接，谁来进行现场引导。
资料——提前安排人员对活动进行报道、对领导讲话进行记录整理，留存相关资料。
第四环归纳环——归纳提炼系列性活动
石头虽然不主张制作按月的日程表，觉得日程跨度过长会造成混乱，但是对于相对集中、相关性强的系列型的活动，石头认为还是应当及时归纳提炼，集中向领导进行汇报，使领导能够全面了解系列活动的整体安排和步骤。
石头在高校办公室工作，每年毕业前学校各个部门会组织一系列欢送毕业生的相关活动，就业部门组织毕业生座谈会、基层就业欢送会，学生部门组织优秀毕业生评选表彰、毕业生文体活动，教务部门组织学位授予仪式，学校层面统一组织毕业典礼，这些活动其实都属于毕业季系列活动，如果只在周日程表中体现，容易显得杂乱无章，所以石头每到毕业季就把各个部门与毕业相关的活动进行汇总，制作毕业季活动一览表，方便领导整体把握毕业季活动。
事实证明，这种做法好处明显。例如，今年就业部门先后组织了优秀毕业生座谈会、西部基层毕业生座谈会、选调生座谈会等多次毕业生座谈，以往领导往往会分不清楚，问我，怎么又开座谈会？将毕业活动汇总提炼之后，这几次座谈活动之间的区别和侧重就一目了然了。
每个单位的工作都有自己的周期和特点，高校开学和毕业活动比较密集，呈现系列特征；党务部门可能在换届或开展教育活动时活动密集连续；宣传部门年终要总结盘点、年初要鼓劲加油，等等，根据自己单位工作的节奏和周期，对密集的系列活动进行梳理、归纳和提炼，无疑是应对妥处“忙季”众多活动安排的一个好办法。
第五环记录环——记录好实际日程
一周的工作顺利结束，并不意味着我们的日程管理就结束了，周日的晚上我一般会坐在电脑前，把上一周日程进行整理，看看哪些变动了、哪些增加了、哪些取消了，看看领导的讲话与原稿有无变化和发挥，并一一在文档上改正过来，同时把活动中涉及的讲话稿、议程等材料归档，作为档案资料留存。
须知，真实的工作档案和记录，不仅是日程管理不可或缺的一环，也是一笔宝贵的资料和财富。记得有一次领导收到校团委报送的邀请他参加学代会的请示，随口问，就我一个人参加就行吧？我翻出日程表，发现上次学代会不仅分管领导参加，主要领导也出席了活动，于是领导根据这一情况批示邀请主要领导也参加学代会活动，延续了以往的传统。可以说，完善的记录保障了活动遵循规范，更有规矩和传承。
五环管理法环环相扣，密切连接，把住了宏观，抓住了微观，确保了各项活动按照计划进行，最大限度避免了“跑冒滴漏”，同时也具有一定的弹性和扩张度，有助于广大秘书朋友做好领导日程管理这一基础性工作。