1．先别着急发通知
想开好会，人先得到齐，人要到齐，通知这个环节就很重要。要想做到通知会议不遗漏，开好一个团结的大会、胜利的大会，重点并非迫不及待地把通知洒向五湖四海。石头建议，充分酝酿，提出参会名单，分毫不差地确定参会范围才是第一步。
会议的类型是很多的，可以数上几十种。主要的有例行工作会议、专题性会议、联席性会议、部署工作性会议、总结性会议、座谈会、代表大会、代表会、表彰会、动员会、现场办公会、经验交流会、电话会、电视会、广播大会、报告会、研讨会、招待会、碰头会、常委会、全委会、恳谈会、团拜会、听证会、小组会，等等。
会议类型不同，参会范围也是大相径庭。会议应该由什么人员来参加，有时候有明确规定，比如常委会就是党委常委，常委扩大会议就要纳入政府、人大、政协主要领导，党委全委会就是全体党委委员；
有时有约定俗成的惯例，比如全体干部大会就是全市处以上领导干部，春节团拜会就是需要邀请各民主党派中央、工商联负责人和无党派人士代表，离退休老同志代表等；
有时范围由领导具体点定，比如专题研究办公用房问题，领导指示请资产部门、后勤部门负责人参加会议；
有时领导仅提个框框，比如近期上级教育部门要来我校检查专项资金使用情况，领导对参会人员语焉不详，只是笼统地说，把相关部门找过来议一议做好迎接检查的各项工作。
如果是会议范围有明确规定，什么人应当参加会议，会议的规模及其性质也有明确限定，这种比较好办，比如领导讲“明天开个中层干部会”，办公室同志只管把下属部门的所有中层以上干部通知到即可。问题是，有些会议的参加人员常常不明确，不好限定，比如前文提到的后几种会议，不可能让领导一个一个报出参会名单，这就要求办公室同志会前对参加会议人员提出建议，拟出名单，供领导审定。
尤其是有些会虽然以前有约定俗成的惯例，似乎清晰明了，但有可能这次开会时形势起了变化，或者领导又有了新的想法，如果不把名单拿给领导审定，就会出现纰漏。
石头所在的单位每年年末都会召开新年报告会，向全校师生员工通报学校事业发展情况。过去十几年参会人员都是以教职工代表为主，兼有少量的学生代表。到了2015年，学校领导提出以学生为本的办学新思路，要求新年报告会参会人员应该以学生为主，教职工为辅，这样一来需要通知的参会人员就转了个大弯，惯例失效了，这时就要重新跟领导认真确定参会范围。
除此之外，确定参会人员还可能有其他特殊情况，比如对应到会的缺额人员由谁来补替？需要哪些人员列席？需要哪些部门在会上发言汇报？专题会的所谓的相关部门是哪些？
办公室人员应根据领导的原则指示和要求，经过通盘考虑后提出与会人员名单。一般要考虑这些因素：
一是工作的实际需要，研讨议题涉及的工作具体是哪些单位负责？哪些单位参与？需要哪些单位辅助？
二是惯例，以前有没有开过类似的会？类似的会议请了哪些单位和人员参加？都发挥了什么作用？
三是领导意见，领导有没有说过请某某单位也参加一下？请某某人也来提提建议？请哪些人听听会？
总之，别一听要开会就迫不及待地发通知，注意先提出名单，请领导审定后再发通知。
2．会议通知容易遗漏的几类人群
在办公室工作，下发会议通知时，遗漏相关人员和单位的情况并不鲜见。会议通知漏人，在办公室算得上重大事故。轻则会给有关单位和领导留下粗心大意、办事不力的坏印象；重则贻误重要工作的开展。石头在工作中发现，有几类参会人员特别容易被通知遗漏，在这里提出请大家重点关注。
一类是老领导。在职领导一般大家都不敢忘怀，但老领导退出领导岗位了，不参与工作了，有时办公室关注的就不够。比如传达上级相关精神时，时常要召开某某级别以上干部会议，这时一般是把达到某一级别的退休老领导也包括在内的。毕竟，听取上级指示精神也是老领导一项重要的政治待遇，漏通知就是在政治上犯错误，万万马虎不得。
二是本单位新闻部门。开会是为了推动工作，开了会，会议精神的风就得吹出去，否则就成了自娱自乐。新闻单位虽然往往不在正式的参会范围里，却又必不可少，但往往容易搞漏。尤其是出去调研，到外单位开会，不在自己眼皮子底下，就更容易遗漏通知新闻单位。
石头刚工作时，有一次召开领导班子工作务虚会议，领导走过来问我：“这么重要的会议，怎么没有宣传部门的记者来报道？”石头顿时蒙了，因为觉得务虚会是内部会议，好像不需要宣传报道，石头就把主要精力放在了安排会务上，却忘了请示领导是否需要新闻报道。
三是外地的分支机构。不少单位在外地都有分支机构，这些机构往往自成体系，又与总部相距遥远，平时与办公室来往并不多，颇有些山高皇帝远的意味。有时会议召开的急迫，上午12点通知下午14点开会，分支机构即使再快马加鞭也难赶得上，有些办公室同志就自作主张，通知会议时把这些机构跳了过去——反正你也赶不上，我何苦浪费这一通电话呢。
这万万使不得，外地分支可能确实赶不上会议，但知晓会议的召开，了解会议的内容和精神也是他们作为单位管理体系中的成员不可侵犯的权利，忽略他们，不但对分支机构不够尊重，也是办公室自身的严重失误。
四是新组建部门。一次，石头得到任务，通知全单位部门主要负责人会议。石头凭借一以贯之的严谨认真的工作态度，按照电话本一一打去电话通知并确认，之后又反复核对确认，没问题了，23个部门都通知到位并得到反馈，会议不可能不圆满成功。不曾想会议刚开始，领导就怒气冲冲打来电话质问：××部怎么没来人？我一拍脑袋，坏了，××部是上个月单位刚刚新成立的部门，我手头的通信录还是去年的，并没有这个部门的踪迹，于是石头把这茬忘了个干净。
对于新组建的部门，一定要在第一时间纳入办公室的协调管理视野，尽快更新通信录、部门列表等资料，才能避免遗漏这些部门。
3．内容、方式和时间是会议通知的三要素
发会议通知是办公室人员的基本功，想要稳妥地发好会议通知，无非是把握住内容、方式、时间三个要素。
内容
明确会议的名称，开会的时间、地点，要求参加会议者会前办什么事情、提交什么材料等。如有着装、携带材料、发言等特殊要求，一定要说明；地点最好具体到会议室，有时石头接到通知要去北京会议中心开会，北京会议中心有大大小小几十个会议室，如果不说清楚，参会者要么需要电话咨询，要么需要到现场打听，非常不便。
方式
大型会议，要以文件的形式下发会议通知或者在办公系统、网站上挂出通知；一些小型的会议，用电话、短信甚至微信通知有关部门或人员即可。现在有很多技术可以帮助你便捷、快速的通知到具体人。例如短信系统，可以事先建立起本单位各类联系人的分组数据库，组成部门组、直属单位组、附属单位组、主要负责人祖、办公室联络员组、专题工作组等，需要大量发送通知时，直接勾选需要通知的组别即可。再如微信群，可以建立各单位联络员的微信群，一些非正式的会议通过微信群发送通知更省事。
时间
要注意适时发送，既不能过早又不能过迟。如果通知的过早，可能会造成遗忘，大家本来就忙得团团转，谁能记住一个月前通知的会呢？比如今年12月通知明年3月开的会，过完一个欢乐祥和的春节很多单位可能早就不记得去年曾经接到过一个会议通知。也不能通知过晚，特别是对那些离会议地点较远的单位，交通不便的单位，分散的单位，外出执行任务的单位，都要提前发送通知。不要等会议快开完了，某些与会人员才接到通知，或者人家在千里之外，你非要晚上通知明早的会，打一个措手不及，可想而知，即使接到了通知也难以买到车票、机票。
4．“一个都不能少”的关键在确认
过去发会议通知，往往依靠纸质通知、打电话，通知人和被通知人一般有直接联系，比较靠谱。现在信息手段多了，发短信甚至微信用得越来越多。结果种种因通知产生的扯皮和纠纷也出现了。
某次会议开始半天了，一个下属单位的负责人还没到会。石头火急火燎地打去电话，您怎么还不来开会？这个会议很重要，都开始半天了！结果负责人一脸无辜，什么会？石头急了：就是前天发到您手机上的会，今天上午九点在第一会议室的！负责人掏出手机左翻右翻，竟然没有收到短信。这下轮到石头傻眼了。
这次疏漏，看似是短信系统出了技术问题，但板子毫无疑问要打到办公室同志的屁股上，通知不是网上挂挂、发发短信就大功告成，对每一个通知都要与相关部门或人员进行“确认”，而不是自己想当然地“自说自话、自做自事”，要通过对发出通知的节节跟踪和时时“确认”，确保工作无一遗漏。
发传真要有回执
传真会议通知时要附有回执单，请对方确认参会后及时把参会人员、职务、联系方式、交通信息等反馈回来，以便我们自己掌握是否收到传真以及参会人员相关情况。
发短信要有回复
发短信通知会议，要写明“收到请回复”“期待您的回复”，没有及时回复的单位和人员就要打去电话催问。如果技术条件允许，可以在短信发送系统中集成确认的功能。例如，短信发送后，系统自动显示接受、阅读和回复情况；如果在限定时间内没有反馈，系统自动对其进行再通知甚至催告，等等。
参会信息要有反馈
相关单位和人员确认收到通知，这只是“浅”确认，掌握能不能来、谁来、什么时候来、来不了换了谁等信息这才是“深”确认。要及时统计参会人员的各种基本信息，并呈送领导，一方面方便领导掌握会议筹备情况；另一方面也为会议下一步的组织和正常进行创造条件。