1．安排贵宾室才体面
工作一年多之后，领导第一次让石头独立筹办一个会议，会议开始前，领导问我，石头，都安排好了吧？都没问题了吧？我自信心爆棚，拍着胸脯保证，一切就绪，您放心吧。
会议开始的时间快到了，有几个客人已经提前来到会议室门口，我满脸笑容地迎上去，想把客人往会议室引导。这时领导却高声对我说：石头，把客人带到贵宾室先休息一下！我顿时傻掉，贵宾室根本就没有准备！
于是石头火急火燎地去找服务员把贵宾室的门打开并沏上茶水，仔细琢磨，心里愈发忐忑不安：自己太自信，考虑得还是不够周全，要真是按照以前的计划，不设贵宾室，直接把客人引到空无一人的会议室坐下可不就尴尬了！
在会议服务时，我们大多把注意力放在会场这一“主战场”上，对贵宾室则往往不太花心思。其实，在召开较高级别的会议时，贵宾室作用很大，一般应当在会场旁边安排贵宾室，并安排专门的服务员，备鲜花、茶水等，供来宾和我方领导在会议前后进行短暂休息和交流。贵宾室一般用于三种场景，石头刚才提到的事例就是第一种：
会议双方或多方抵达会场的时间不同，主会场还比较空旷时。这时不宜直接把宾客安排到会场，你想想，孤零零的一个人或者几个人坐在偌大的会场，是不是只能左顾右盼、看看手机之类，十分孤独寂寞冷，不如把客人引到贵宾室，奉上一杯热茶，陪客人坐会儿，介绍下本单位的情况或者活动信息，显得更加尊重和妥帖。
第二种情况就是举办大型活动，参加人数众多，正式开始时间还没到，主会场就已经人声鼎沸，闹闹哄哄，这时如果让嘉宾提前进入会场，一方面不利于嘉宾休息交流；另一方面也有可能造成会场骚动，先把嘉宾带到贵宾室休息，会议开始前再请嘉宾到主会场入座就更合适。
第三种场景则是会议活动正式开始前，我方领导小范围会见与会嘉宾，以示重视，尽地主之谊。这时双方应该有一个安静私密的会谈环境，说点悄悄话，主会场显然不是个好地方，贵宾室就又有了用武之地。
2．不要在现场当甩手掌柜
现在会议服务专业化程度越来越高，分工越来越细。中大型会议一般都有数量不少的专业服务人员，比如音响设备有专业的音响师调试维护，引导入位有专门的礼仪人员，端茶倒水有专门的服务员。
有了这些专业人员襄助，办公室工作人员在会议现场似乎就只用做些统筹和管理的工作，吆喝吆喝就行，大部分时间都无所事事了，反正音响有人调，嘉宾有人领，茶水有人倒。
石头在这里要奉劝各位同人一句，甩手掌柜千万当不得。
管理好现场服务人员，督促他们做好相关工作固然重要，摆正位置、俯下身子，在会场时把自己放在普通服务人员的位置上，亲手去做、亲自去试也很重要。
过去有一句流传甚广的俚语，叫“领导没来我先来，看看谁坐主席台；领导没讲我先讲，拍拍话筒响不响”，虽然有戏谑的意味，但也不无道理。
刚参加工作不久，领导让石头安排一场电视电话会议。这不是什么难事，石头在电话里对服务人员的有关工作进行简单安排后即赶赴会场。会议进行得十分顺利，现场大屏幕同步播放的上级领导讲话图像非常清晰，效果十分理想。一切似乎都在按着自己预先设想的流程有条不紊地进行。
但让石头万万没想到的是，会议结束后领导没有像往常一样直接离开，而是让参会代表留下来，临时开了一个讨论会。此时大屏幕上正在播放着其他会场的散会离场画面，一位领导吩咐我赶紧关掉电视画面，我先是愣了一下，突然意识到自己竟然不会操作，赶快跑到设备室请工作人员过来帮忙。
请来工作人员关掉设备来去虽不到两分钟，却也让台上的领导们“熬”过了一段尴尬的等待时间。这就是关键时刻因对技术人员过度依赖而使自己工作陷入被动。
会场有音响调试人员，你也别站着，去拍拍话筒，试试音量，确保不出纰漏；
门口有迎宾员，你也别坐着，笑脸迎上去，打个招呼问声好，毕竟迎宾员肯定叫不出嘉宾的名字；
场子里有服务员倒水，你也注意盯着看着，看看有没有嘉宾水没及时加，有没有嘉宾不喝茶只喝水，给服务员打个招呼，让他们过来照看。
有事没事在会场各处转转，看看坐签顺序对不对，看看桌上摆的材料全不全，看看各个小组的工作人员有没有到位，总之，别闲着，甩手掌柜在会场上当不得。
3．考虑好出入和停车问题
现在开会不同往时，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了，一般都会开车赴会，有时甚至一个单位就开来好几辆车。尤其是大会，会场一下子涌进来好几百辆车也不稀奇，这样的会不提前研究准备停车问题那肯定是一场灾难。
开大会前，就要提前估算会场可能要应对的机动车流量，如果会场完全不具备停车条件，那就提前通知到参会单位，会场无法停车，请他们乘坐公共交通工具；
如果会场停不下，但不远的地方有空地，那就把空地划为停车区域，安排好停车场和会场之间的摆渡车；
如果会场场子大，停车条件不错，那就请保卫部门安排人手，规划好车位，确保停车秩序。
至于如何管理好出入会场的车辆，一般有三种方式：
一是提前请各单位报车号，这种方式适用于小型的会议，最好不超过10辆车，否则保卫部门辨识起来就有困难。
二是请参会单位自己打印车证摆放在车窗前，比如8月22日开会就打印“8.22”，或者开什么会就打印会议名称，这种方式比较省事，只要在会议通知里说明即可，适用于参会车辆多，停车场也够用的情形。
三是随着会议通知寄发停车证，这种会议一般规格高，很正式，车证也是专门设计过，一方面有一定的宣传意义、纪念价值；另一方面也方便把参会人员的车辆分类，比如“一类车证、二类车证、普通车证”对应不同的停车区域等，方便管理。
4．不错的会议背景板，你值得拥有
虽然现在有规定，讲究节俭办会，不提倡开会时搞得花团锦簇、红旗招展、锣鼓喧天的，但大型活动的会议难免会遇上需要竖背景板的情况。当然，大多数时候背景板的设计是交给设计公司的，用不着你去描描画画。
但是，首先，背景板设计什么思路什么内容还得咱们办公室人给公司提要求；其次，你要是不具备基本的背景板审美素质，肯定要被人家忽悠，最后假如活动现场效果惨不忍睹，板子还是要打在你身上。
背景板起到的作用是突出活动的主题，展现活动的主要内容和精神，一块好的背景板能够带给观众强烈的视觉冲击，让人们对本次活动留下强烈而且深刻的印象，从而主动地提高单位形象，展现单位的实力与品牌。
活动档次与背景板复杂程度成反比
在关注了几十个大大小小会议活动的背景板设计之后，石头悟出了背景板设计的基本原则，那就是，越是高端大气上档次的活动会议，背景板就越是简洁；越是土豪且土气的活动，背景板就越是花哨。在现场，我们把注意力都放在了领导身上，但事后一看照片才惊呼，怎么这么丑，像是刚去城乡接合部参加完一场展销会回来。
好的背景板各有各的妙处，但有一条是共同的，元素越少越好，装饰越少越好，留白越多越好。千万别觉得背景板设计的太简单呀，刻意加些什么书法字、祥云底纹、阴影等繁复的效果。你心里要有数，实际喷绘效果跟电脑上看的可能会有严重偏差，假如元素太多，现场强光一打就会显得整个画面非常脏，乱糟糟的一片。
还有不少人会选择个性化字体，让观者分辨半天也不认识，这也是犯忌讳的。会议主题是否突出与字体变化关系不是很大，关键是设计师要进行合理布局，常规的楷体、雅黑、宋体照样能达到惊艳的效果。
视觉盲区一定要注意留白
一般来说，会议中背景板的高度通常大约是2米到5米，宽度则视场地情况和上台的人数而定。背景板的尺寸大小没有什么诀窍只能凭经验，大了显得傻，小了又不大气。办公室同志要科学设计背景板的尺寸，根据尺寸考虑怎样设计整个版式，需要统筹考虑的因素其实很多，比如主席台是否坐人？演讲嘉宾的位置在哪儿？等等。务必要根据实际情况设计，保证主席台或演讲者背后出现会议Logo和主题标识，因为主席台或演讲者背后才是曝光率最高的点。对于这种拍摄高发区，要着重凸显主题和Logo，并处理好彼此间的主次关系和比例大小，以不使人感到突兀为原则。
另外，背景板前一般都要为活动预留站位、演讲台、主席台、沙发等的位置，那么意味着从地面往上约80厘米是属于“无效面积”。中国成年男性的平均身高为169.7厘米，所以这个区域会因为嘉宾遮挡而形成“视觉盲区”，应该把主题、Logo、时间、地点等核心元素尽量往上移，盲区部分的留白可用相对抽象或写意的元素作为底纹来装饰。
背景板的颜色自然首选单位标准色，一般来说，没有特别要求的情况下红色和蓝色永远百看不厌。红色透着中国传统和喜庆氛围，蓝色嘛，看看两会和国务院的新闻发布会就知道了。
因为红色代表着吉祥、喜气、热烈、奔放、激情、斗志。蓝色则表现出一种美丽、文静、理智、安详与洁净。忌混混沌沌的土黄色画面，中国传统的红绿色系搭配，花哨和眼花缭乱的背景色选取只会与会议现场格格不入。如果想追求更高的格调，可以尝试白色和黑色。
身体要紧，背景板安置好之后千万要记得散味
有一次单位临时接到上级领导视察的任务，活动开始前的头一天晚上石头才带领一班人马匆匆忙忙搭建好背景板。晚上石头的领导到现场踩点，查看会场布置情况，一进会场就皱起了眉头，连声说味道太大没法进。
我们仔细闻了闻，确实太刺鼻，整个会场弥漫着一种化学涂料的气味，几分钟就熏得人头晕目眩，严重威胁到大家的身体健康。我们只好连夜调集几台鼓风机，整宿在会场鼓风通风，又放置了大量活性炭，喷洒了空气清新剂，好在第二天早上味道就不那么浓烈了。
气味难闻是背景板搭建中最容易引起与会者不快的问题，背景板喷绘用的墨水是由各种化学色料调配出来的，含有挥发性化学物质，有着强烈的气味。一般背景板面积又大，在封闭的空间里会造成室内空气严重污染。一些会议前期准备不足，在开始前两三个小时或者更短时间才把背景板悬挂上去，距离稍近就明显感觉有刺鼻气味。所以建议背景板还是早些搭建完成比较好，同时在会场用空调等设备通风换气。
如果时间实在来不及，或者对现场环境舒适度要求十分高，建议使用绿色环保无味喷绘，制作完成5分钟以内，一切化学药剂的味道很快挥发完毕，现场搭建时已没有任何气味的困扰，只是这种喷涂技术价格会比普通背景板要高。